Pengingat Tagihan Kost lewat WhatsApp: Contoh Pesan dan Cara Otomatis
Pengingat sebelum jatuh tempo itu satu-satunya langkah menagih yang tidak terasa seperti menagih. Di kost yang saya kelola sendiri, dulu saya sering lupa mengirim tagihan, dan baru ingat setelah lewat dua sampai tiga hari. Sejak pengingatnya otomatis, penghuni jadi lebih rajin membayar, karena sebelum jatuh tempo mereka sudah diingatkan.
Artikel ini membahas isi pesan yang baik, tiga cara mengirimnya, dan hal-hal kecil yang menentukan apakah pengingat itu benar-benar sampai.
Contoh Pesan Pengingat yang Siap Disalin
Rumusnya: sapaan, apa yang ditagih, nominal, tanggal, satu kalimat penutup yang ramah. Pendek lebih baik, karena pesan panjang jarang dibaca sampai habis.
Mengingatkan, sewa Kamar [no. kamar] sebesar Rp [nominal] jatuh tempo besok, [tanggal]. Kalau sudah transfer, boleh kirim bukti bayarnya ya Kak. Terima kasih 🙏
Besok jadwal jatuh tempo sewa Kamar [no. kamar] sebesar Rp [nominal]. Pembayaran bisa ditransfer ke [nama bank, no. rekening, atas nama]. Mohon kirim bukti transfernya setelah membayar ya Kak. Terima kasih 🙏
Sebagai pembanding, ini pesan H-1 yang benar-benar terkirim otomatis di kost saya:
Besok adalah jadwal jatuh tempo pembayaran kos untuk Kamar [no] ([tipe]) sebesar [nominal].
Mohon melakukan pembayaran tepat waktu ya Kak 🙏
Pesan ini dikirim otomatis oleh BOT [Nama Kost].
Abaikan pesan ini apabila Kakak sudah melakukan pembayaran.
Dua baris terakhir sengaja ada. Penghuni tahu pesannya otomatis, dan tahu boleh mengabaikannya kalau sudah bayar. Di kost saya, tidak ada penghuni yang protes soal ini.
Kalau pengingat H-1 belum cukup, pesan lanjutan untuk H+1 dan H+3 ada di artikel soal menagih tanpa sungkan.
Tiga Cara Mengirim Pengingat
| Cara | Yang kamu kerjakan tiap bulan | Cocok untuk | Kelemahan |
|---|---|---|---|
| Manual: pesan tersimpan di balasan cepat WhatsApp Business + alarm HP | Mengirim sendiri ke tiap penghuni, tiap bulan | Kost dengan kamar sedikit dan pemilik yang disiplin | Mudah terlewat saat sibuk. Itu persis yang terjadi pada saya dulu |
| Dibantu kepala kost atau penjaga | Memastikan orangnya ingat | Kost yang punya orang kepercayaan di lokasi | Bergantung pada satu orang. Kalau orangnya berhalangan, tagihan ikut terlewat |
| Otomatis: data penghuni di spreadsheet yang tersambung ke WhatsApp | Mencatat pembayaran. Pesan berjalan sendiri | Kost dengan banyak kamar atau pemilik yang sering lupa | Perlu disiapkan sekali di awal |
Di kost saya, kami memakai gabungan: pengingat berjalan otomatis, dan kepala kost ikut membantu menagih manual kalau ada yang telat. Penghuni yang telat biasanya hanya satu sampai dua hari.
Cara Memulai Secara Manual
- Samakan tanggal jatuh tempo semua penghuni dulu, supaya pengingat bisa dikirim sekaligus. Alasannya dibahas di 5 kesalahan pemilik kos baru soal tagihan.
- Simpan pesan di atas sebagai balasan cepat di WhatsApp Business supaya tidak mengetik ulang.
- Pasang alarm HP berulang satu hari sebelum jatuh tempo.
- Setelah mengirim, tandai di catatanmu siapa yang sudah dikirimi.
Cara Membuatnya Berjalan Otomatis
Di KostBot, data penghuni (kamar, nama, nominal, jatuh tempo, nomor WhatsApp) disimpan di spreadsheet. Setiap pagi sistem mengecek siapa yang jatuh tempo besok, lalu mengirim pesan lewat nomor WhatsApp khusus kost. Di kost saya, jadwalnya tiap hari jam 08.00 WITA. Soal jam, tidak ada angka ajaib yang saya punya datanya. Yang penting konsisten, jam yang sama setiap bulan.
Penghuni baru ditambahkan lewat aplikasi KostBot di menu tambah penghuni. Begitu disimpan, penghuni langsung menerima pesan selamat datang yang berisi nomor kamar, harga sewa, tanggal jatuh tempo berikutnya, dan permintaan untuk menyimpan nomor tersebut karena semua info tagihan dan kwitansi akan dikirim dari sana. Jadi nomor kost sudah dikenal sebelum pengingat pertama datang.
Untuk paket yang tersedia: paket Essentials mengirim pengingat H-1, sedangkan eskalasi H+1 dan H+3 ada di paket Pro. Daftar lengkap dan harganya ada di halaman harga.
Kesalahan dan Mitos Seputar Pengingat WhatsApp
- "Pengingat otomatis bikin penghuni merasa diawasi robot." Pengalaman saya sebaliknya. Tidak ada yang protes di kost saya. Pesan yang jujur menyebut dirinya otomatis dan sopan justru terasa seperti layanan.
- "Pesan bisa tidak terbaca." Nomor yang kami pakai adalah WhatsApp pribadi yang diberikan penghuni sendiri saat masuk kost, jadi pesannya sampai ke orang yang benar. Satu hal yang perlu dijaga: kalau penghuni ganti nomor, perbarui datanya.
- Mengirim dari nomor pribadi yang tidak disimpan penghuni. Pesan dari nomor asing gampang diabaikan. Pakai satu nomor khusus kost dan minta penghuni menyimpannya sejak hari pertama.
- Pesan terlalu panjang atau terlalu banyak emoji. Satu pesan, satu tujuan: kapan jatuh tempo dan berapa.
- Mengirim ke nomor yang tidak diberikan penghuni sendiri. Kirim hanya ke penghuni yang memberikan nomornya untuk keperluan kost.
Pertanyaan yang Sering Ditanyakan
Berapa hari sebelum jatuh tempo pengingat sebaiknya dikirim?
Sehari sebelumnya (H-1) yang saya pakai. Cukup dekat supaya tidak terlupakan, cukup jauh supaya penghuni masih sempat transfer.
Bagaimana kalau penghuni sudah bayar tapi tetap dapat pengingat?
Itu sebabnya pesan memuat kalimat "abaikan pesan ini apabila sudah melakukan pembayaran". Di KostBot, begitu pembayaran dicatat jatuh tempo bergeser ke bulan berikutnya, jadi penghuni yang sudah membayar tidak lagi dikirimi pengingat untuk bulan itu.
Apakah penghuni perlu diberi tahu soal pengingat otomatis?
Ya, dan caranya mudah: sebutkan di pesan selamat datang atau di tata tertib. Kalau ada pertanyaan hukum tentang penggunaan data kontak penghuni, tanyakan ke pihak yang berwenang, karena ini bukan nasihat hukum.
Apakah cukup satu pengingat?
Untuk kebanyakan penghuni cukup. Bagi yang tetap telat, siapkan pesan lanjutan yang naik bertahap, jangan langsung galak.
Panduan Memilih Cara yang Cocok
- Kalau kamarmu masih sedikit dan kamu jarang lupa, mulai manual dengan balasan cepat dan alarm.
- Kalau kamu sering terlewat, seperti saya dulu, atau kamarmu sudah belasan, pindah ke otomatis.
- Kalau kamu punya kepala kost yang dipercaya, jadikan dia cadangan untuk penghuni yang telat, bukan satu-satunya pengirim pengingat.
- Kalau masih bingung antara aplikasi dan jasa, baca aplikasi manajemen kos vs jasa kelola tagihan.
Setelah pengingat jalan, bukti pembayaran juga perlu dirapikan. Isi dan templat gratisnya ada di panduan kwitansi sewa kost.
Pengingat jalan sendiri, kamu tinggal terima konfirmasi
KostBot memasang pengingat tagihan otomatis lewat nomor WhatsApp kost kamu. Kami yang setup, kamu tinggal membaca laporan pagi.
Tanya via WhatsApp